Автоматизація бізнес-процесів

Навіщо потрібна автоматизація бізнес-процесів З часів промислової революції та появи виробництв автоматизація бізнесу поступово відбувається у всіх галузях, напрямках і навіть завданнях. Механізми та кнопкове керування замість ручної праці, електронні бланки та телефонний зв'язок - все вищеперелічене було реалізовано на благо прогресу. В 2020 році концепція автоматизації має зовсім інше значення, ніж це було близько 100 років тому. Глобалізація та віртуальні платформи, доступні навіть зі смартфона, перетворили механізацію виробництва на цифрове управління бізнесом. Як так? Більшість сучасних ІТ-компаній також роблять свій внесок в автоматизацію бізнес-процесів: вони розробляють рішення для автоматизації ІТ та бізнес-сервісів, бізнес-процесів та контакт-центрів. Але це помилкова думка, що автоматизацію завжди можна застосувати до вашої галузі чи конкретного проєкту. Розглянемо кілька цікавих випадків, коли потрібно автоматизувати частину процесів на підприємстві, а коли краще звалити цю роботу на людину. Бізнес-проблеми Коли справа доходить до бізнесу, ми стикаємося з двома крайнощами: або процес відкладається, або співробітники зазвичай виконують всі завдання вручну. Це залежить від сфери діяльності та розміру компанії. З одного боку, дослідження HeadHunter показує, що HR-галузь досі не автоматизована. Рекрутер відбирає кандидатів вручну, переглядає усі отримані резюме, а потім зв'язується із цією людиною. З іншого боку, є Amazon, де вперше було впроваджено автоматизацію для забезпечення стабільної роботи складів, а 2016 року компанія представила повністю автоматизований магазин у Сіетлі. Тут покупець може вибрати товар, а потім гроші списуються з його особистого рахунку на Amazon. Важливо! Складна система не означає найкращу систему. У деяких великих компаніях, які працюють із великими наборами даних, процес автоматизації бізнесу часто перевантажений. Співробітникам доводиться працювати зі складними системами, і більшість функцій не потрібні. І тут краще заздалегідь встановити каскад цілей процесу від простого до складного. Річ у тому, що в цьому випадку співробітники плавно занурюються в ситуацію і швидше досягають поставленої мети. Оптимізація робочого часу Уявімо, що керівник хоче оптимізувати роботу свого персоналу. Це здається цілком правильним та розумним: компанія скорочує використання деяких складних операцій, збільшує продуктивність та економить гроші. Однак прямого зв'язку між продуктивністю праці та економією немає. При цьому компанія має лише одного адміністратора. Він відповідає на дзвінки, обробляє пошту та зустрічається з клієнтами, щоб обговорити деталі різних проєктів. Якщо ви впровадите систему автоматичної обробки пошти, ви заощадите 10% свого робочого часу. Якщо у вас є 10 таких співробітників, то за 10% економії ви можете скоротити одного з них або не наймати нового. А якщо ви скоротите 10% робочого часу єдиного співробітника, у якого не було інших завдань, то решту часу він просто буде дивитися якусь корисну для себе інформацію в інтернеті. Так не можна заощадити. Коли автоматизація бізнесу потрібна Враховуючи вищесказане, до цього питання слід підходити комплексно: врахувати всі «за» та «проти», вказати переваги, проконсультуватися з фахівцями. Але є кілька важливих моментів, на які варто звернути увагу, якщо ви думаєте про автоматизацію бізнес-процесів. Для автоматизації потрібно: Процес має цикл, що повторюється. Він може бути поданий у вигляді щоденного звіту або повідомлення електронною поштою. Якщо у вас є один співробітник, який відповідає за завантаження списку контактів ваших клієнтів у базу даних, і працює на неповну ставку, цей процес слід автоматизувати, і співробітник повинен знайти краще застосування своїм професійним навичкам. Особливо якщо співробітників більше одного. Виключити людський фактор можна у таких випадках: 1) Копіювання даних на резервний сервер, налаштування прав доступу та облік легко автоматизувати. 2) Коли є невдоволення рівнем будь-яких внутрішніх послуг у компанії окремими бізнес-одиницями або відділами. 3) Ви хочете застосувати безліч перевірених та ефективних методів від інших компаній. 4) Нові інноваційні бізнес-ідеї не реалізуються через відсутність автоматизації бізнес-процесів. Коли автоматизація не підходить: Вартість застосування. Вивчіть та перегляньте всі доступні дані, щоб сформувати вартість розробки програми, її впровадження та подальшої підтримки. Можливо, вигідніше найняти співробітника чи доплатити наявному. Процеси постійно змінюються. Це трапляється зі стартапами на самому початку їхнього життєвого циклу. Якщо у вас немає потрібних та правильних процесів, ви ризикуєте автоматизувати нестійку систему. Висновок Розумна автоматизація бізнес-процесів, особливо пов'язаних з ІТ процесами – це справді крута річ. Це дозволяє знизити витрати, оптимізувати робочий час і навіть позбутися помилок. Але нема потреби автоматизувати кожний процес та завдання в рамках усієї системи. Наприклад, якщо ви виконуєте конкретне завдання один раз на рік, вигідніше написати посібник користувача та поширити його серед своїх співробітників. Якщо використання автоматизації бізнесу - вирішуване завдання, подумайте про ризики автономного проєктування. Досвідчена компанія налаштує розумну автоматизовану систему для бізнес-процесів і за запитом впровадить додаткові модулі.